В последние годы, как известно, в деятельность организаций разных форм собственности интенсивно внедряется использование электронных документов. Их преимущества бесспорны: такие документы гораздо проще искать (возможен, в частности, полнотекстовый поиск), они гораздо надёжнее защищены от утраты при возникновении форс-мажорных обстоятельств, их можно с лёгкостью передавать по телекоммуникационным сетям.
Использование бумажных документов
Вместе с тем, использование бумажных документов остаётся актуальным, причём нет признаков, которые позволили бы утверждать, что такие документы в обозримом будущем выйдут из обращения. Сотрудникам организаций по-прежнему приходится выполнять с бумажными документами самые разные действия — например, готовить их к передаче на архивное хранение. Важнейшую роль при такой подготовке играет систематизация листов в делах постоянного хранения, а также систематизация листов в делах по личному составу. Вы столкнулись с необходимостью выполнения этих мероприятий? Воспользуйтесь помощью профессионалов, которые работают в компании «АРХИВ-ГАРАНТ».
Систематизации документов, и особенности её выполнения
При правильной систематизации листов в делах постоянного хранения и по личному составу работа с документами, которые хранятся в архиве (в частности, их поиск), значительно упрощается. Обеспечивается соблюдение требований отраслевого законодательства, которые регламентируют архивное хранение документов. Количество времени, затрачиваемого сотрудниками на выполнение архивных работ, сокращается, что также имеет большое значение.
Упорядочение документов
При систематизации листов в делах по личному составу, систематизации листов в делах постоянного хранения производится упорядочение (группировка) документов по ряду признаков. Специалисты группируют листы по хронологическому, предметно-вопросному, номинальному, географическому, корреспондентскому, ряду других признаков. Выбор оптимального способа систематизации листов в делах постоянного хранения и делах по личному составу зависит от особенностей конкретной ситуации.
Преимущества взаимодействия с профессионалами
Систематизация документов при их подготовке к архивному хранению — ответственное мероприятие, которое требует познаний в области архивного дела, юриспруденции, других сферах деятельности. Специалисты «АРХИВ-ГАРАНТ» обладают такими познаниями, что позволяет нам гарантировать каждому своему клиенту безупречное качество систематизации листов в делах постоянного хранения, систематизации листов в делах по личному составу. Имеет значение и большой опыт выполнения систематизации, которым обладают наши специалисты.
Воспользуйтесь помощью специалистов «Архив Гарант»
Решение возложить обязанность по систематизации документов на сотрудников организации, которое принимают некоторые менеджеры, сложно признать удачным. Воздержитесь от него и воспользуйтесь помощью специалистов «Архив Гарант». Вы сэкономите рабочее время своих сотрудников — а значит, эффективность работы вашего предприятия не пострадает.
