Передача документов архива

В любой бизнес-системе периодически возникает необходимость в ликвидации фирм. В общем случае это выплата всех долгов и произведение всех соответствующих расчётов, передача средств, сверка отчётности с ФНС и многое другое. Рассмотрим этот процесс с архивной точки зрения: ведь для ликвидации компании требуется передача документов архива на хранение в госорганы или другие организации.

Возможно три основных варианта действий:

• Проводится уничтожение документов с неистёкшим сроком хранения (в некоторых случаях допускается с разрешения органа исполнительной власти РФ).
• Осуществляется передача документов правопреемнику.
• Если правопреемника нет, то проводится передача документов архива в вышестоящую организацию или государственный архив.

При ликвидации организации и передаче документов архива необходимо иметь следующие данные для более быстрого и успешного общения с представителями различных структур:

• Крайние даты документов (начало комплектования архива, завершение его работы, включения более ранних документов).
• Количество дел, передаваемых на хранение. Подсчёт нужен по каждой категории - до 10 лет, более 10 лет и постоянного.

К примеру, если у ликвидируемой компании нет вышестоящей организации, то документы по личному составу передаются в специализированные архивы (в т.ч. действующих по постановлению от 01.02.00 под номером 81), а если специализированного архива в регионе нет - то в общие государственные.

Рекомендуется также ознакомиться с требованиями местного архива: он могут в некоторой степени отличаться от общих государственных (хотя государственные должны исполняться в каждом отделе).

Одной из важных проблем является классификация документов — например, нельзя вести приказы по административно-хозяйственной деятельности вместе с приказами по управлению персоналом. Также недопустимы ситуации, когда приказ от 1 числа месяца имеет номер больший, чем приказ, скажем, от 5-го числа. Если некоторые ситуации можно исправить (например, ввести упорядочивание не по номерам, а только по датам), то другие требуют отдельной консультацией с архивистами того отделения, куда сдаются документы.

Соответственно, передача документов архива требует наличия всех соответствующих описей и номенклатур, что зачастую требует достаточно серьёзных работ по просмотру множества дел, если архив вёлся с ошибками или нарушениями.

Мы предлагаем услуги по передаче документов на Государственное хранение при ликвидации предприятия, а также весь комплекс дополнительных архивных услуг: архивная обработка документов, списание, уничтожение, утилизация документов с истекшими сроками хранения, переплётные работы.

Проконсультируйтесь со специалистом по телефону +7 (495) 233-73-92