Архивная обработка документов или архивирование документов что это такое? Дела и документы хранятся в архиве предприятия в течение сроков, предусмотренных действующим законодательством. Документы постоянного и долговременного хранения, в том числе документы по личному составу, остаются в архивах этих организаций до прекращения их деятельности. Собственники документов обязаны обеспечить их полную сохранность и предоставлять сведения об этих документах по запросам Государственной архивной службы с целью их учета и последующей передачи в Архивный фонд РФ.
Наши услуги
Архив Гарант предлагает услуги в области архивной обработки документов:
- комплексное обследование состояния архивного фонда предприятия;
- экспертизу научной и практической ценности документов с полистным просмотром и отбором документов из дел, определение сроков хранения документов (в том числе документов по личному составу);
- выделение к уничтожению дел с истекшим сроком хранения;
- составление акта о выделении дел к уничтожению; формирование комплексов дел постоянного, временного и долговременного сроков хранения, а так же документов по личному составу;
- составление учетных документов (описей документов и дел );восстановление утерянной информации на основе имеющихся документов;
- услуги по архивной обработке электронных документов.
Для чего нужны эти документы
Документы по личному составу необходимы для составление справок социально-правового характера как для работающих сотрудников, так и для уволенных (стаж, пенсия, квалификация, вредность и т.д.). Руководители организаций и предприятий несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность за состояние работы с архивными документами и обеспечение их сохранности. Архивирование документов позволяет решить целый комплекс проблем, связанных с организацией и управлением архива предприятия, обеспечением сохранности особо ценной информации, составлением описей документов и дел, общим обследованием архивного фонда.
Преимущества архивной обработки:
- Классифицировать и систематизировать откладывающиеся в деятельности организации документы с помощью составленных описей документов и дел, что обеспечит их быстрый и удобный поиск по содержанию и видам;
- Избавиться от документов с истекшим сроком хранения, что позволит освободить дорогие офисные площади и существенно упростит работу с оставшимися документами архива предприятия;
- Подготовиться к возможным аудиторским и налоговым проверкам различных проверяющих и контролирующих органов власти;
- Подготовиться к передаче необходимых документов архива предприятия на хранение в Архивный фонд Российской Федерации в случае ликвидации компании;
- При обнаружении утерянных документов, восстановить недостающую информацию, Избежав при этом санкций и административной ответственности;
- Обеспечить особо строгий учет ценных документов по личному составу и в случае смены руководителей различных уровней исключить возможность их утери.
