Внедрение электронного архива

Знакома ли вам проблема хранения и утилизации огромного количества бумажных документов? Раздражали ли вас заваленные бумагами рабочие столы сотрудников и переполненные полки шкафов, в которых невозможно ничего найти? К счастью, есть спасение от этого кошмара.

Чтобы сократить значительные финансовые затраты и увеличить эффективность рабочего процесса многие компании давно перешли к цифровым документам.

Чтобы сделать документооборот проще и удобней для сотрудников, стоит начать внедрение электронного архива. С его помощью бухгалтерии будет достаточно сделать несколько движений мышью, чтобы найти необходимые бумаги. Это не только увеличит эффективность рабочего процесса, но и значительно снизит затраты на утилизацию документации.

Внедрение электронного архива будет состоять из следующих шагов:

• Определение структуры будущего архива;
• Подготовка документов: сортировка, удаление скрепок и т.д.;
• Настройка программного обеспечения и оборудования;
• Сканирование документов и ввод данных в систему;
• Внедрение архива во внутреннюю сеть компании;

Внедрение электронного архива подразумевает не только техническую интеграцию. Следует уделить внимание подготовке коллектива к предстоящему нововведению.
Организуйте обязательные ознакомительные семинары для будущих пользователей. Чем скорее сотрудники научатся пользоваться системой, тем быстрее вы ощутите положительный эффект.

Что поменяется с внедрением электронного архива?

• Уменьшится количество бумажных копий;
• Образуется порядок на рабочих местах;
• Освободится место. На месте надоевших шкафов вы сможете организовать новые рабочие места;
• Больше ничего не потеряется! Каждый новый документ будет тут же отсканирован и надежно защищен от пролитого на него кофе;
• Не придется тратить средства на конфиденциальное уничтожение ненужных копий документов.

Внедрение электронного архива позволит вам по-новому взглянуть на свой бизнес. Горы документов больше не будут внушать тоску и ужас, и принятие решений будет даваться вам гораздо легче.

Внедрение архива на предприятие возьмут на себя сотрудники архивных центров, которые не только позаботятся о ваших документах, но и помогу вам и вашим коллегам разобраться в системе.