Электронный архив
Электронный архив позволяет решить сразу несколько актуальных задач:
- Как лучше организовать хранение увеличивающегося с каждым годом потока документов?
- Как обезопасить конфиденциальные документы от возможной пропажи или случайной порчи?
- Как сделать документооборот удобным для сотрудников и обеспечить быстрый доступ к архиву для сотрудников филиальной сети?
Электронный архив легко создается и быстро внедряется на любое предприятие.
Специализированные архивные центры сделают все работы по планированию, организации и проведению необходимых работ.
Нужные документы будут тщательно отсортированы, затем точно и аккуратно переведены в электронный вид путем сканирования. Далее они будут зарегистрированы в системе и распределены по электронным каталогам в соответствии с утвержденной структурой.
Свойства электронного архива:
- Для вашего удобства можно создать отдельные архивы для каждого подразделения.
- Вы можете создать электронный архив финансовых документов, где будет храниться бухгалтерская финансовая отчетность за все предшествующие периоды и другие, не менее важные данные.
- Электронный архив проектной документации позволит не только сохранить ценные чертежи и схемы, но и продолжить работу с ними в электронном виде. Система позволяет отслеживать доступ к ним и фиксировать все сделанные изменения.
- С помощью удобного поиска вы сможете легко и быстро найти требуемый документ, обладая минимальной информацией о нем.
- Электронный архив будет регулярно обновляться. Ведением архива можно заниматься самостоятельно или передать все полномочия в надежные руки архивистов. В этом случае вам будет обеспечен доступ к самой актуальной информации.
- С помощью электронного архива вы также сможете оперативно формировать целые пакеты документов по требованию налоговых органов, создавать полноценные отчеты для совета директоров, инвесторов и других пользователей информации.
Очень скоро вы заметите, что внедрение электронного архива положительно отразилось на работе предприятия. Благодаря тому, что сотрудники смогли получить доступ к необходимым документам прямо со своего рабочего места, им стало значительно легче рационально использовать свое рабочее время и планировать текущую работу, а вам стало проще контролировать исполнение общего рабочего плана.