Систематизация документов является одной из основных составляющих успешной работы делопроизводственной службы. Известно, что для решения некоторых текущих задач зачастую необходимо применять имеющуюся документацию.
Проблемы хранения и поиска документов
Однако далеко не всегда можно быстро найти нужный документ, ведь в процессе деятельности компании скапливается огромное количество бумаг, беспорядочное хранение которых приводит к существенной трате времени на их поиски и, соответственно, на решение важных деловых вопросов. К счастью, избежать этого очень легко – для этого лишь нужно периодически производить процедуру под названием систематизация документов.
Что понимается под систематизацией документов
Под систематизацией документов подразумевают сортирование деловых бумаг, которые относятся к одному направлению деятельности или же к определенному временному промежутку. После проведения сортировки документы подшиваются в отдельную папку, которая получает собственную этикетку с определенными данными. Далее сформированная папка фиксируется в специальном журнале, где указывается не только ее название, но и срок хранения. По истечении указанного срока дело может быть переведено в архив организации или сдано в государственный или частный архив.
Требования к документации
Систематизация документов является процедурой со строгим регламентом, поэтому ее проведением должны заниматься только высококвалифицированные специалисты. Более того, выполнение данного вида работ предусматривает еще и заботу о физическом состоянии документации. Все документы, которые принимают участие в систематизации, должны быть подшиты в качественные папки с твердыми обложками, поскольку только таким образом можно избежать быстрого физического износа документов.
Хранение систематизированных документов
Кстати, систематизация деловой документации необходима как бумагам длительного хранения, так и документам, срок годности которых составляет менее десяти лет. Причем систематизированные документы можно хранить как в организации, так и в специальных архивах. Последний вариант на сегодняшний день является самым лучшим, поскольку только таким путем можно обеспечить безопасность хранения ценных деловых бумаг.
Услуги частных архивных компаний
Если компания не располагает квалифицированными кадрами, которые должны выполнять систематизацию документов или же на выполнение данной процедуры просто-напросто не хватает времени, тогда можно заказывать услуги по систематизации документов в частных архивных компаниях.
Работа компании «Архив Гарант»
Систематизация документов является одним из основных направлений работы компании «Архив Гарант». Высокая квалификация наших специалистов позволяет в короткий промежуток времени выполнить все архивные работы , связанные не только с систематизацией документов, но и с передачей сформированных дел в архив.
