Организация электронного архива

В последнее время большинство предприятий в мире стремится перейти от работы с бумажными документами к электронным. По различным данным при переходе к электронным документам рост производительности сотрудника увеличивается в несколько раз, время обработки одного документа уменьшается более чем на 75 процентов, а расходы на оплату площади для хранения документов сокращаются в 80 раз. В то же время стоимость электронных систем хранения данных постоянно уменьшается, а их емкость между тем возрастает. Это подталкивает предприятия к переводу всей документации в электронный вид, то есть к организации электронного архива.

Электронный архив — это информационная система многопользовательского доступа к электронным документам.

Быстрый и лёгкий поиск и доступ к документам Длительное хранение без потери качества документов. Работа с документами, учитывающими все последние обновления и исправления. Выпуск документации высокого качества, независимо от срока хранения.

Основная задача электронного архива организации — оперативное обеспечение доступа всех отделов к необходимым документам. Поиск документа в бумажном архиве может отнимать до недели рабочего времени, но и по истечении недели не каждый документ будет найден. Как следствие общая эффективность работы бумажного архива с каждым годом падает.

Зачем нужно создавать электронный архив на предприятии?

При создании электронного архива документы систематизируются, что способствует стандартизации и унификации процессов работы с документами.
Информация хранящаяся в бумажном виде имеет свойства приходить со временем в негодность. Документ выданный из архива для временного пользования может быть безвозвратно утерян.
Информация хранящаяся в электронном виде, но не централизованно также может быть потеряна или уничтожена, как по халатности, так и по злому умыслу.
Никакие носители информации не дают 100% гарантию сохранности информацию от таких чрезвычайных ситуаций, как пожар, затопление и прочих катаклизмов.
Только резервирование информации значительно снижает риск её потери. Резервирование электронного архива во много раз менее дорогостоящая операция чем, создание резервных бумажных копий обычного архива.
Ну и одна из самых важных причин создания электронного архива на предприятии — значительное сокращение времени на поиск и обработку информации. Нужный документ можно найти и распечатать за считанные минуты. При существенных размерах архива экономия времени может быть колоссальной. Предположим, что ваша организация территориально распределена по различным филиалам, или имеет несколько офисов, а все документы хранятся централизованно в одном месте. Тогда доступ к электронному архиву может быть реализован через сеть Internet при соблюдении всех правил защиты передачи информации. В этом случае электронный архив окупится уже даже из-за экономии на транспортных расходах.

Таким образом, электронный архив предприятия нужен почти каждой организации, не зависимо от ее размеров.

Что дает электронный архив предприятия?

Оперативность выполнения сложных, тематических запросов;
Расширенные возможности поиска по содержанию документов;
Обеспечение сохранности, вывод из обращения подлинников бумажных документов;
Возможность быстрого доступа к документам из территориально удаленных подразделений и филиалов, а также для сотрудников в командировке;
Снижение стоимости хранения, экономия площади, снижение трудозатрат на выполнение запросов и выдачу документов;
Быстрое увеличение доли документов, изначально создаваемых в электронной форме и поступающих на компьютеры организации по каналам связи.

Электронный архив документов — это эффективное решение по систематизации и обеспечению оперативного поиска документов. Во многих компаниях количество документов исчисляется десятками и сотнями тысяч, а на крупных современных предприятиях — несколькими миллионами. Как эффективно управлять этим объемом документов? Организация архива электронных документов это оптимальное решение данной проблемы.

Мы рады предложить вам услуги: по созданию, ведению и организации электронного архива документов, услуги по сканированию документов, услуги по вводу данных.

Также мы готовы предоставить собственное оборудование и специально разработанное программное обеспечение для организации электронного архива.

* Специальное предложение.
При заключении договора на комплексное выполнение работ по созданию электронного архива: сканирование документов, распознавание документов, ввод данных предоставляется скидка 10% от базовых цен.