Обработка архивов организаций — целый комплекс работ, направленный на сохранение, систематизацию, оцифровку бумаг фирмы, сортировку документации и выбор документов для уничтожения.
Для чего нужен архив
Он нужен в основном для составления справок для сотрудников организации. Это касается как работающих специалистов, так и уволенных. Предприятия несут ответственность за сохранность архивов и обязаны поддерживать порядок в такой документации. Некоторые виды документов могут быть уничтожены, когда истечет срок их хранения. В таких бумагах могут содержаться сведения, представляющие собой коммерческую тайну. Обработка архивов организаций — это работа не для случайных людей.
Обслуживание архива
Архив компании нуждается в профессиональном обслуживании. Руководство может взять в штат специалистов, которые будут работать с архивами, однако намного удобнее пользоваться услугами специализированной компании. Такая организация может обеспечить профессиональное обслуживание и обработку архивов организации с меньшими затратами.
Наши специалисты:
- полностью обследуют состояние архива;
- проведут экспертизу и установят ценность бумаг;
- найдут документы с истекшим сроком хранения;
- сформируют базу документов с разными сроками хранения;
- устаревшую документацию подготовят к уничтожению;
- восстановят утерянные бумаги на основе имеющейся в архивах информации;
- переведут документацию в электронный формат.
Архивная обработка документации
При архивной обработке документов обеспечивается удобный поиск любых бумаг за счет грамотной систематизации и описи. Когда архив обслуживается профессионально и хорошо систематизирован, работа с ним требует минимальных усилий. Искать какие-либо сведения или документы долго не приходится. В любой момент компании могут потребоваться какие-то данные. Если бумаги в архиве приведены в порядок, то найти нужные сведения не составит труда.
Бумаги могут потребоваться не только для справок, но и для налогово-аудиторских служб
Фирма, архив которой приведен в порядок, могут не беспокоиться о том, что какая-то информация окажется утерянной. В архиве выделяются особо ценные документы, за которыми ведется особый контроль. Такие бумаги не могут быть утрачены в результате перемен в компании (например, при смене руководства или реорганизации).
Наши сотрудники проводят комплексное обслуживание архивов и обеспечивают конфиденциальность при работе с ценными бумагами. Обработка архивов организаций у нас гарантирует сохранение коммерческой тайны.