Каждая организация обязана соблюдать особые правила хранения документов по личному составу. Эти правила закреплены законодательно. Это связано, прежде всего, с необходимостью содействия государственному пенсионному страхованию и соблюдения правил трудового кодекса при работе с персоналом. Также и Конституция гарантирует права на информацию, подтверждающую социальный статус. А с Конституцией спорить опасно.
Нарушение в ведении кадрового документооборота
Малейшее нарушение в ведении кадрового документооборота грозит не просто штрафами, как в случае с бухгалтерской документацией, а крупными спорами и судебными разбирательствами.
Важность документов по личному составу
Дело в том, что документы по личному составу, в первую очередь, подтверждают трудовой стаж работника и являются обоснованием для получения пенсии и других социальных льгот. Если же по вине работодателя будет допущена ошибка, из-за которой будет занижен размер пенсионных выплат, работник имеет полное право подать судебный иск на довольно крупную сумму. И такие дела чаще всего решаются в пользу пострадавшей стороны.
Источник исторических сведений
А еще хранение документов по личному составу- это важнейший источник исторических сведений для социальных и научных исследований. Именно поэтому для кадровых документов установлены самые длительные сроки хранения.
Хранение документов
Говорить о том, что их терять не стоит, излишне. И руководитель организации вместе с начальником отдела кадров обязан обеспечить надежное хранение документов, как текущее, так и архивное.
Основные требования к хранению документов по личному составу:
- отдельное помещение для текущего хранения;
- шкафы или ящики, запирающиеся на ключ;
- ограничение доступа посторонних лиц;
- отдельное помещение для архива и последующий контроль доступа к нему.
